第一条  为加强档案、证书、印章管理工作，保管好学会档案和证书，正确使用印章，特制定本规定。

第二条  学会档案由学会办公室负责整理，归档，按照年代、时间顺序、类别进行细化整理，打印目录粘贴在文件首页,并装订成册存档，放置学会档案柜中，查阅学会档案需经学会办公室同意。

第三条  学会证书由学会办公室负责保管，存放在学会办公室档案柜中。

第四条  学会印章主要适用于文件、便函、介绍信、协议书、合同、证件、证书、申请、报表、奖状等使用。

第五条  中国昆虫学会办公室负责办理中国昆虫学会及各分支结构公章的刻制、颁发。

第六条  中国昆虫学会各部门因机构变动、更名或工作需要刻制公章时，须先向中国昆虫学会办公室提出申请，经有关领导审批后办理。

第七条  中国昆虫学会各部门经批准刻制的公章，由中国昆虫学会办公室根据有关规定审核图型和规格，出据证明，由各部门自行刻制。

第八条  中国昆虫学会各部门印章的启用，由中国昆虫学会办公室拟文以中国昆虫学会的名义行文通知。

第九条  使用“中国昆虫学会”印章，须经秘书长批准。

第十条  使用“中国昆虫学会各分支结构及专业委员会”印章，须经各分支结构及专业委员会负责人批准。

第十一条  中国昆虫学会各分支结构及专业委员会盖章行文，凡涉及对国外联系，须报中国昆虫学会办公室备案。

第十二条  中国昆虫学会各部门盖章行文内容不得越权。

第十三条  印章须送外使用时，必须确保印章的安全。原则上监印员应到场监督，须派专车送印，不得乘坐公共汽车交通工具和骑自行车；监印员在使用印章途中不得下车携印出入公共场所；使用印章后监印员不得离开，使用完毕后，应于当天将印章送回原处，不得过夜。

对于因印章失控或丢失，将依据其造成的后果和情节轻重，给予一定的行政处分。

第十四条  严禁在空白介绍信、空白证件、空白奖状、空白表格等上使用印章。

第十五条  中国昆虫学会各部门作废的印章统一交学会办公室归档、处理。